Welche E-Mails ins Archiv gehören
Zuletzt aktualisiert: 2. November 2026 · Autor: Redaktion Local-IT-Archiv
Kurz gesagt
Aufbewahrungspflichtig ist der Inhalt, nicht das Format: Alles, was ein Handelsbrief oder ein Buchungsbeleg ist, muss aufbewahrt werden – auch als E-Mail und auch im Anhang. Terminabsprachen und Werbung sind es nicht.
Der Inhalt entscheidet, nicht der Weg
Ob eine Information auf Papier, als PDF im Anhang oder im Mailtext ankommt, ändert an der Aufbewahrungspflicht nichts. Entscheidend ist, ob sie ein Geschäft vorbereitet, abschließt oder abwickelt.
Einordnung im Alltag
| Beispiel | Gehört ins Archiv |
|---|---|
| Angebot, Auftragsbestätigung, Rechnung | ja |
| Reklamation und deren Abwicklung | ja |
| Vertrag im Anhang | ja, mit Anhang |
| Terminabsprache ohne geschäftlichen Inhalt | nein |
| Newsletter, Werbung | nein |
| Interne Abstimmung zu einem Auftrag | im Zweifel ja |
Weil die Einordnung im Posteingang niemand zuverlässig trifft, archivieren die meisten Betriebe den gesamten geschäftlichen Mailverkehr und verlassen sich auf die Suche – das ist der ruhigere Weg.
Was die GoBD zusätzlich verlangt
Neben dem Aufbewahren geht es um drei Eigenschaften: Die Ablage muss unveränderbar sein, der Zugriff nachvollziehbar und das Verfahren dokumentiert. Deshalb genügt ein Ordner „Archiv" im Postfach nicht: Dort kann jeder verschieben und löschen, und niemand kann belegen, dass nichts fehlt.
Was wir Ihnen nicht sagen können
Welche Fristen für Ihre Unterlagen gelten und was bei Ihnen im Grenzbereich liegt, klärt Ihre Steuerberatung. Unsere Aufgabe ist, dass die Ablage danach das tut, was sie soll – und dass sie es belegen kann.
Was Sie jetzt tun können
Sprechen Sie mit Ihrer Steuerberatung einmal durch, welche Mailarten bei Ihnen aufbewahrungspflichtig sind. Diese Liste ist die Grundlage für die Einrichtung – nicht umgekehrt.