Archiv oder Postfach – der Unterschied im Alltag
Zuletzt aktualisiert: 2. November 2026 · Autor: Redaktion Local-IT-Archiv
Kurz gesagt
Das Postfach ist Ihr Arbeitsmittel: Dort wird sortiert, verschoben und gelöscht. Das Archiv ist die Ablage daneben, in die jede Mail automatisch kopiert wird und aus der niemand etwas entfernen kann.
Zwei Orte mit zwei Aufgaben
Im Postfach soll Ordnung sein, weil dort gearbeitet wird. Im Archiv soll Vollständigkeit sein, weil dort nachgewiesen wird. Beides im selben Ort zu verlangen, führt dazu, dass eines von beidem nicht stimmt.
Was sich für Mitarbeitende ändert
Fast nichts – und das ist der Punkt. Mails werden beim Ein- und Ausgang kopiert, nicht beim Aufräumen. Wer sein Postfach leerräumt, verliert damit nichts mehr. Im Archiv steht eine Suche zur Verfügung, die auch Anhänge durchsucht.
Der praktische Gewinn
- Postfächer bleiben klein, weil alte Post nicht aus Angst vor Verlust liegen bleibt.
- Suchen dauert Sekunden, auch über ausgeschiedene Postfächer hinweg.
- Auskunft an Dritte wird belegbar: Was gefunden wird, ist nachvollziehbar vollständig.
Der häufigste Irrtum
„Wir haben doch ein Backup." Eine Sicherung stellt einen Stand wieder her. Sie beantwortet nicht die Frage, ob eine bestimmte Mail je existierte, und sie ist nicht unveränderbar im Sinne der GoBD. Archiv und Sicherung lösen zwei verschiedene Aufgaben.
Was Sie jetzt tun können
Prüfen Sie, wie lange die Suche in Ihrem Postfach nach einer zwei Jahre alten Rechnung braucht. Diese Minuten sind der Maßstab, an dem sich ein Archiv messen lässt.