Was mit dem Postfach passiert, wenn jemand den Betrieb verlässt
Zuletzt aktualisiert: 2. November 2026 · Autor: Redaktion Local-IT-Archiv
Kurz gesagt
Das Postfach wird gesperrt, der Verkehr bleibt im Archiv verfügbar, und eine Weiterleitung läuft zeitlich begrenzt an die Nachfolge. Ein gelöschtes Postfach ohne Archiv nimmt Ihre Geschäftspost mit.
Der Ablauf, der funktioniert
- Zugang entziehen – am letzten Arbeitstag, nicht später.
- Automatische Antwort mit der neuen Zuständigkeit.
- Weiterleitung an die Nachfolge, zeitlich begrenzt.
- Postfach sperren, nicht löschen, solange die Lizenz läuft.
- Archiv prüfen: Der Verkehr ist dort unabhängig vom Postfach.
Warum die Reihenfolge wichtig ist
Wer zuerst löscht und dann merkt, dass eine Vereinbarung nur in diesem Postfach stand, hat keinen zweiten Versuch. Mit Archiv ist die Reihenfolge entspannt: Der Inhalt ist gesichert, bevor am Postfach etwas passiert.
Was häufig übersehen wird
- Geteilte Postfächer, in denen die Person Mitglied war.
- Verteiler, die auf ihre Adresse zeigen.
- Anmeldungen bei Diensten, die an die Adresse gebunden sind – von Lieferantenportalen bis zu Bestellbestätigungen.
- Kalendereinladungen mit Kundenterminen.
Diese vier Punkte gehören auf die Austrittsliste, sonst fallen sie Wochen später auf.
Was Sie jetzt tun können
Legen Sie eine kurze Austrittsliste für die IT an: Zugang, Postfach, Weiterleitung, Verteiler, Dienste. Fünf Zeilen, die beim nächsten Wechsel Zeit sparen.
Häufige Fragen
Dürfen wir das Postfach einer ausgeschiedenen Person einsehen?
Für geschäftliche Post in geschäftlichen Postfächern in der Regel ja. Wenn private Nutzung erlaubt war, wird es schwierig – deshalb gehört diese Frage in eine schriftliche Regelung, möglichst vor dem ersten Fall.
Wie lange sollte die Weiterleitung laufen?
Üblich sind einige Wochen bis wenige Monate. Danach lernen Absender die neue Adresse nur, wenn die alte nicht mehr still mitläuft.
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